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Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Organização: como agrupar as suas tarefas com flexibilidade e eficiência

Da série textos curtos para se por em prática, vamos conversar sobre planejamento de tarefas e organização. Eu sei que a rotina (essa coisa na qual a gente fica mergulhado de segunda à segunda, desde a hora em que acorda até o último suspiro de sono da manhã seguinte) é uma coisa super chata e inconveniente.

Confere? Eu não sei vocês, mas eu realmente gosto da rotina.

Até entendo que ninguém gosta de ficar entediado e que fazer a mesma coisa dia após dia pode ser um atalho para isso. Mas eu realmente adoro a segurança e o apoio que a minha rotina me dá. E trouxe hoje um método super válido para organizar seu dia sem tanta rigidez: o bloco de tempo. Mas, o que é isso?

Os blocos de tempo são agrupamentos de tarefas que você faz ao longo da sua semana, dia, mês ou ano. Existem mais de mil e um motivos para vocês exercitarem esse conceito na rotina semanal de vocês. Começando pelo principal, que é: agrupar tarefas economiza muito o tempo que você perderia se distraindo, perdendo o foco e fazendo um trabalho mais braçal. Colocando de uma forma didática, a lógica por trás dos blocos de tempo é a mesma lógica que te faz juntar várias peças de roupa sujas antes de ir lavar a roupa. Colocar um par de meias na máquina de lavar não vai ser tão menos trabalhoso assim do que colocar um cesto inteiro.

O custo de preparação e o custo de atenção que existem quando você troca de foco de 5 em 5 minutos costumam ser altos. E quanto mais criativa e exigente é a tarefa, mais alto é o custo. Com esse texto você vai aprender algumas diretrizes básicas para organizar o seu tempo, durante a semana e durante o dia, de uma forma bem otimizada, bem produtiva e, ainda assim, super flexível e passível de mudanças. Sigamos.

Os motivos errados para agrupar tarefas

Essas palavras saem da boca (ou, no caso, dos dedos) de alguém que já foi motivada por esses mesmos motivos errados. A primeira motivação errada que não pode entrar na sua linda cabecinha é a que te diz que você precisa preencher todo o seu dia com tarefas úteis, produtivas e proativas. Olhar para o seu dia como uma garrafa vazia que precisa ser cheio até o gargalo (como se o ócio, o sono, o lazer e o descanso não fossem merecedores suficiente para ocupar o seu tempo) é a perspectiva mais errada possível. Os blocos de tempo vão te tornar mais produtivo, sim.

A vida não é algo inútil que a gente precisa tornar produtivo e você não precisa correr contra o relógio todos os dias da sua semana. Se a sua motivação for se lotar de coisas pra fazer, a sua percepção vai ficar comprometida e você vai, eventualmente, esquecer-se dos seus blocos do tempo de descanso.

O segundo erro, bem comum, é achar que os blocos de tempo precisam estar atrelados às horas específicas do dia. Aquela boa e velha tabela de Excel que, na coluna da direita, lista todas as horas do dia, das seis da manhã até à meia noite, onde você delineia exatamente quando você vai começar e terminar de fazer cada um dos seus grupos de tarefas – sabe como? Eu já fiz muito isso, nossa mãe. E que erro básico, erro rude, da minha parte. A vida não acontece de um jeito cronometrado. Os seus blocos de tempo vão seguir costumes, hábitos e contextos específicos do dia que se repetem (hora de almoçar, hora de dormir, hora que você chega do trabalho, hora que o seu filho sai pra escola) e que podem acontecer em diferentes horários.

A janela de tempo média das tarefas é muito mais realista e importante do que a hora exata e específica.

Blocos de tempo do seu dia ideal

Agrupar tarefas semelhantes em dias da semana ou períodos específicos do dia vai poupar a sua energia na medida certa – nem demais, nem de menos. O tanto de vida e de atenção que a gente perde “tentando” ser multitarefa é inacreditável, viu.

O primeiro passo de tudo isso é entender que você realmente não consegue prestar atenção em duas coisas ao mesmo tempo. O máximo que qualquer um de nós consegue fazer é olhar para alguma coisa e depois, com bastante rapidez, olhar para outra coisa.

Se você está lendo esse texto e respondendo a algum e-mail, por exemplo, o seu cérebro está se ocupando das duas coisas – como se fosse uma tomada. Às vezes você liga a parte que está prestando atenção do texto, às vezes liga a outra parte que está tentando escrever o e-mail.

A melhor forma de diminuir os danos provenientes desse costume é criar blocos de tempo: períodos designados e planejados com antecedência para que a gente faça apenas uma tarefa, sem precisar ficar apagando vários incêndios, sem precisar ficar correndo de um lado para o outro.

A minha forma preferida de criar blocos de tempo é através dos períodos do dia – manhã, tarde e noite. Dedicar toda a segunda-feira de manhã para estudar para o seu curso ou decidir que todo dia de tarde é o momento de estudar para as mateiras X, Y e Z da faculdade é o ideal.

Você também pode criar blocos de tempo bem específicos, se isso se adequar melhor à sua rotina: toda quarta, de três às cinco da tarde, eu vou me dedicar a fazer algum exercício físico. Esse jeito é bem melhor para quem tem muitos compromissos durante a semana e precisa obedecer à horários específicos e rígidos.

Responda-me: qual tipo de tarefa faz mais sentido para fazer de manhã? E depois do almoço? Você é uma pessoa produtiva de noite? Você precisa esperar seus filhos dormirem para trabalhar? Ou você gosta de madrugar, acordar antes de todo mundo para fazer as tarefas mais difíceis e criativas logo de manhã cedo?

Eu tenho, por exemplo, um bloco de tempo para tarefas criativas todos os dias a noite. Seja estudar um tema em profundidade, ver uma aula de um curso online, escrever textos ou ajustar o meu sistema de organização, a noite é o meu período dourado da criatividade – eu estou sempre colocando tarefas mais profundas e sensíveis nesse período.

Quando eu sento na minha mesa, depois de tomar um café, eu tenho um leque bem grande de tarefas criativas para fazer, mas eu não estou limitada a nenhuma tarefa específica, entendeu?

Representando os seus blocos de tempo visualmente

Colocando a mão na massa, te recomendo pegar uma folha de papel em branco, na horizontal, e desenhar sete colunas – uma para cada dia da semana. Pense nos seus blocos de tempo como diretrizes e pense em como seria o seu dia ideal, tirando proveito de toda a flexibilidade que você pode ter na sua semana.

Faça isso levando em consideração, aliás, os seus compromissos fixos recorrentes.

Desenhe uma linha na horizontal, cortando todas as colunas, para demarcar a sua hora de acordar.

Pode ser tarde, pode ser cedo. Qual é o primeiro bloco de tempo depois disso? Escreva qual será o tipo de tarefa que você vai fazer depois de acordar e represente isso visualmente. Esse quadro de diretrizes da semana é uma referência – e, por isso, deve ficar sempre à vista, num lugar fácil e costumeiro de olhar. Ele é o que vai te dar o parâmetro do tipo de tarefa que é bom de você fazer em cada período do dia.

Se você tiver temas específicos para cada dia da semana (quarta-feira é o dia de fazer reuniões externas, sexta-feira é o dia de resolver pendências na rua e domingo de manhã é a hora de ir ao mercado e fazer comida) escreva isso no topo da coluna daquele dia – lembrando sempre, é claro, que a decisão da frequência daquele bloco de tempo na sua semana (ir no mercado uma vez ou duas vezes por semana?) é muito mais importante do que o dia específico. Lembre também, é claro, que tudo isso é experimentação.

Para os agrupamentos de tarefas que se repetem só algumas vezes por mês, recomendo colocar um lembrete no seu calendário e saber que o dia específico dessa tarefa pode mudar. Se ela não precisa ser feita realmente naquele dia, se dê flexibilidade para cumpri-la.

E AGORA ME CONTA: já tem algum bloco de tempo? Quais erros e acertos você cometeu agrupando as tarefas da sua semana? Abre o seu coração aí embaixo e liberte o seu exemplo pro mundo, baby! Todos vão aprender com ele.

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