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Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

O ciclo pdca e o estudo para concurso: será que combinam?

Existe uma técnica poderosa que serve para melhorar continuamente qualquer tipo de processo. Conhecida como PDCA, essa ferramenta de gestão se propõe a controlar os processos através da utilização de atividades planejadas e recorrentes como um ciclo. A técnica tem como objetivo principal facilitar a tomada de decisões e melhorar o alcance de metas.

Ele foi criado na década de 1920 por Walter Andrew Shewhart e mais tarde, por volta do ano de 1950, disseminado por William Edward Deming. O ciclo PCDA tem por objetivo maximizar a eficiência da organização, promovendo uma cultura de melhoria contínua.

A sigla PDCA é baseada nas iniciais de cada uma das palavras que compõem o ciclo em inglês: Plan (Planejar); Do (Executar); Check (checar) e Act (Agir). A premissa por trás dessa técnica é a de que cada etapa fornece as bases para as etapas posteriores, havendo, ao fim destas, uma retroalimentação (feedback), com o ciclo se iniciando novamente, trazendo em si uma bagagem de experiência que refinará a nova utilização do ciclo.

Trata-se de uma ferramenta extremamente utilizada pelas organizações para a gestão de processos e da qualidade. Nesse sentido, é possível transportar a ideia, utilizando o Ciclo PDCA nos estudos para aperfeiçoar a sua preparação para concursos, adaptando-o à sua realidade. A seguir, veremos como fazer esta adaptação.

ETAPAS DO CICLO PDCA

1- Planejamento (Plan):
Nesta etapa, a preocupação é com a dimensão mais ampla do ciclo. É a fase de levantamento e análise das informações. Aqui, o plano é elaborado e metas e objetivos são definidos, bem como os métodos a serem seguidos. Trata-se do momento mais importante, pois o seu produto – o plano propriamente dito – é requisito para que todas as outras fases ocorram.

Nesta etapa, aplicando no mundo dos concursos, com o objetivo definido (cargo/área), deve-se identificar como chegar lá: quais as disciplinas a serem estudadas; quais matérias serão estuadas a cada dia e a carga horária dedicada ao estudo (e, dentro disso, a divisão da carga dedicada a teoria, questões e revisões) e o material a ser utilizado. Desdobre o seu objetivo em metas que quantifiquem seu esforço, como: carga horária diária cumprida, percentual de acertos em questões e revisões executadas.

2- Execução (Do):
É a fase de execução de tudo que foi cuidadosamente planejado, pensado, elaborado e descrito na etapa anterior. O erro de muitos gestores é não avançar nesta fase. Planos maravilhosos podem nunca sair do papel ou da cabeça dos seus criadores.

Nesta fase, devem-se executar as ações que foram planejadas, além de registrar os resultados obtidos, os quais fornecerão a base para a próxima fase. Dito de outra forma é o estudo em si. Aqui, o estudante colocará em prática o seu estudo teórico, as questões e revisões, seguindo o planejamento feito anteriormente no ciclo.

Porém, não basta apenas executar o estudo. É necessário dar a devida atenção ao registro dos resultados obtidos. Cronometre sempre as horas (líquidas) estudadas, o quantitativo de questões resolvidas e o percentual de acertos obtidos, as revisões executadas e simulados, bem como o aproveitamento nestes. Tenha uma planilha, ou até mesmo um caderno, com esses registros.

3- Checagem (Check):
Nesta fase, deverá realizar o controle do que está sendo executado, comparando os resultados com o que havia sido planejado. É o momento de identificar os problemas que eventualmente tenham ocorrido durante o processo e de pensar em soluções para que eles não se repitam. Neste estágio do ciclo, localizamos as possíveis falhas do planejamento e tomamos as providências para que os ajustes e acertos necessários sejam efetivados na fase seguinte.

No nosso contexto concurseirístico, a padronização do estudo pode trazer um resultado positivo e/ou negativo. O que trouxe resultado positivo pode ser, por exemplo, a escolha dos materiais foi feita corretamente; a verificação de que carga horária está satisfatória (nem superdimensionada, nem subdimensionada) e que o percentual de acertos estabelecido foi alcançado. Por outro lado, aquilo que desencadeou resultados negativos no seu estudo deverá ter uma maior atenção buscando ações para solucionar os problemas.

4- Ação (Action):
É a etapa em que se programa as ações necessárias para a correção dos erros identificados na fase anterior. Aqui, aplicamos ações corretivas voltadas ao aperfeiçoamento contínuo do processo, plano ou projeto. Podemos dizer que esta fase é, ao mesmo tempo, o fim e o começo dos ciclos, já que, após minuciosa apuração do que tenha causado falhas em estágios anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e novos parâmetros. Tudo para que a melhoria seja, de fato, contínua como propõe esta metodologia.

Utilizar o ciclo PDCA é de grande utilidade para estudantes apresentarem resultados com eficácia. Pois para obter um resultado satisfatório, não basta o estudo em abundância. É preciso clareza nos objetivos, um bom planejamento, ação e observação nos resultados. Resultados positivos virão quando se adota um bom método com, planejamento muito bem pensado e organizado.

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