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Como utilizar a Matriz de Eisenhower para administração do tempo

Administração do tempo ou gestão do tempo são as expressões do momento para falar da habilidade das pessoas de fazer malabarismo e de andar na corda bamba sem perder o equilíbrio e cair de cara no chão. Ninguém quer conscientemente jogar o seu tempo na lata do lixo.  O desejo de equilíbrio entre trabalho, família e relacionamentos é o principal desafio do mundo contemporâneo. O eixo que sustenta esse equilíbrio é o tempo e administrá-lo é um desafio diário para quem o busca.

A base da administração do tempo está sustentada pelo comportamento e  escolhas de cada indivíduo. A necessidade de se organizar só vem quando catalisada por objetivos não atingidos. Sempre que escolhemos determinada coisa, estamos renunciando a outra. Quando escolhemos atividades mais prazerosas ou mais simples de serem executadas, e deixamos as que exigem um esforço maior e mais longo para depois, estamos navegando no mundo da procrastinação.

Soluções para priorizar tarefas e tomar decisões não são nenhuma novidade. Na verdade, uma das grandes ferramentas práticas para se tomar decisões surgiu há meio século, de autoria do tradicional mestre da produtividade e um cara bastante ocupado: Dwight Eisenhower, o 34º presidente americano.

Matriz de Eisenhower – também conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo – consiste de uma representação gráfica de 4 quadrantes, nos quais devemos distribuir nossas tarefas pendentes

  • Importante e urgente (ou seja, faça imediatamente)
  • Importante, mas não urgente (boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo)
  • Urgente, mas não importante (como fazer ligações, e-mails e reuniões)
  • Não urgente, não importante (tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas)

    Vamos analisar cada um dos quadrantes:
  1. Urgentes:
    O lema aqui é: Faça imediatamente!

    Urgentes são todas as tarefas que vão te trazer algum tipo de prejuízo ou desvantagem se não forem feitas logo. São as tarefas atreladas a prazos (estabelecidos pelos outros ou por você mesmo) ou que podem comprometer o trabalho ou a vida de outra pessoa. Alguns exemplos:
  • Terminar um relatório para o trabalho
  • Estudar para a prova da semana que vem
  • Pagar a conta de luz (que já venceu)

Se você precisar se sacrificar ou sofrer qualquer limitação por causa do atraso de uma tarefa, ela é urgente.

2. Importantes:
O lema aqui é: Planeje quando vai fazer!

Importantes são todas as tarefas que tem uma carga de significado, felicidade ou realização para você. Elas não têm necessariamente a ver com prazos, trabalhos em grupo ou tarefas domésticas: elas podem ser qualquer coisa. Tudo o que você julgue ser digno do seu tempo e que faz você se sentir muito bem são tarefas importantes.

Absolutamente tudo o que te ajuda a manter a saúde (física, emocional e mental) e a ser uma pessoa melhor (adquirir novas habilidades, fortalecer virtudes e se desfazer dos vícios) são tarefas importantes. Elas vão variar de pessoa para pessoa e é impossível dizer quais deveriam ser as suas tarefas importantes. Ninguém pode fazer essa análise por você.

Lembre também que até atividades “inúteis” podem (e devem) ser consideradas como importantes. Começar a ver uma nova série, dormir até mais tarde, fazer as unhas, passear no shopping ou falar no telefone com um amigo podem ser atividades importantes.

Você se sente cheio de energia, alegre, disposto ou relaxado depois de fazer alguma dessas coisas? Qual outra “tarefa inútil” te faz feliz? Saber reconhecer quais são as suas tarefas importantes é reconhecer as circunstâncias nas quais você floresce.

É identificar quais atividades você faz questão de ter presente na sua vida.

3. Secundárias:
O lema aqui é: Delegar!

Secundárias são aquelas tarefas que podem ficar para depois sem nenhum problema. Elas talvez ainda precisem ser feitas, mas nada de errado vai acontecer se você demorar uma semana. Diferente das tarefas urgentes, não existe nenhuma perda quando você deixa tarefas secundárias para depois.

Ainda são tarefas que não necessariamente precisam ser realizadas por você. Aqui você deve observar a possibilidade de delegar.

Se for possível deixar para depois sem nenhuma desvantagem ou penitência, a tarefa é secundária.

4. Triviais:
O lema aqui é: Postergar ou, simplesmente, eliminar.

Triviais são as tarefas que não tem valor para você. Elas são o completo oposto das coisas importantes. Você não daria por falta e nem sentiria saudades delas. Elas passam em branco pela vida, entram por uma porta e saem pela outra. Não deixam nenhum legado, nenhum sentimento positivo e nenhum tipo de lucro.

Descobrir o que é trivial e o que é importante são dois lados da mesma moeda. Fazer uma faxina na casa pode ser uma tarefa importante para algumas pessoas. Se estiver ligada a sentimentos de alegria, satisfação e divertimento, limpar a casa pode ser uma coisa importante. Mas se você não gosta dessa atividade e ela não te traz nada de valor, ela é trivial.

Talvez você goste de assistir um pouco de televisão. Você acompanha uma novela e vê o noticiário da noite. Mas todos os dias acaba assistindo mais duas horas de outros programas que, na verdade, você nem gosta. Das três horas que você passa em frente da TV, só aproveita mesmo uma. Essas duas horas extras são totalmente triviais: não é urgente e não agrega nada.

O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.

Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.

Por fim, lembre-se que interrupções, sejam elas uma conversa com um colega, uma reunião desnecessária ou checar constantemente o celular, custam caro à produtividade.

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